Kazalo člankov

 

 

PRAVILA O ZAVAROVANJU OSEBNIH PODATKOV V OSNOVNI ŠOLI MLADIKA

 

Na podlagi 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 59/99, 57/01 in 59/01) in 4. člena Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 - v nadaljevanju: pravilnik) izdajam

  

PRAVILA O ZAVAROVANJU OSEBNIH PODATKOV V

OSNOVNI ŠOLI MLADIKA

  

 I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen pravil
(vsebina pravil)

S temi pravili se v šoli določajo:

  • delavci, ki so pooblaščeni za ravnanje z osebnimi podatki učencev in njihovih staršev, ki jih vsebujejo zbirke osebnih podatkov in dokumentacija šole,

  • prostori, v katerih se hrani dokumentacija z osebnimi podatki,

  • naprave, organizacijski ter tehnični postopki in ukrepi za zavarovanje dokumentacije z osebnimi podatki,

  • način varovanja osebnih podatkov v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov,

  • način uresničevanja pravice staršev v zvezi z osebnimi podatki.

 

2. člen pravil
(uporaba pravil)

Ta pravila se uporabljajo skupaj s Pravilnikom o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

Pravila se v osnovni šoli uporabljajo pri vodenju naslednjih zbirk osebnih podatkov:

  • zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,

  • zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah,

  • zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,

  • zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

 

Osebni podatki se vodijo v dokumentaciji, ki je določena s predpisi, ki urejajo šolsko dokumentacijo za osemletno in devetletno osnovno šolo.

 

Ta pravila se uporabljajo tudi za osebne podatke, ki se v osnovni šoli vodijo v dokumentaciji, ki se nanaša na izvajanje programa osnovnošolskega izobraževanja in je urejena v drugih predpisih s področja vzgoje in izobraževanja (preverjanje in ocenjevanje znanja z nacionalnimi preizkusi znanja, izrekanje pohval in vzgojnih ukrepov, opravičevanje odsotnosti učencev, vzporedno izobraževanje).

 

Ta pravila se uporabljajo tudi za dokumentacijo otrok s posebnimi potrebami, ki so v osnovnošolsko izobraževanje vključeni na podlagi odločbe o usmeritvi. 


II. NAČIN ZBIRANJA OSEBNIH PODATKOV

3. člen pravil
(način zbiranja osebnih podatkov)

Šola zbira osebne podatke neposredno od staršev, skrbnikov oz. drugih oseb, pri katerih je otrok v oskrbi.

Način zbiranja podatkov urejata 5. in 6. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.


III. VZPOSTAVITEV ZBIRK OSEBNIH PODATKOV

4. člen pravil
(vzpostavitev zbirk osebnih podatkov) 

Vzpostavitev zbirk osebnih podatkov urejajo členi od 7. do 17. Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.


IV. VODENJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV 

5. člen pravil
(spremembe osebnih podatkov o učencih in njihovih starših) 

Razrednik prvi dan na razredni uri individualno preveri točnost podatkov vsakega učenca v razredu. Podatke preveri na podlagi podatkov iz prejšnjega šolskega leta. Spremembe zapiše.

Razrednik spremembe podatkov vnese v ustrezno dokumentacijo (matični list, dnevnik, redovalnica in druga dokumentacija) ter jih sporoči svetovalnemu delavcu oziroma drugemu pooblaščenemu delavcu.

 

6. člen pravil
(posredovanje nujnih sporočil)

Seznami učencev s podatki o telefonskih številkah, na katere je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli (sezname pripravijo razredniki) se hranijo pri svetovalnih delavcih in v tajništvu šole.

Seznami učencev s podatki o telefonskih številkah posameznega oddelka so v dnevniku oddelka. Dnevnik se hrani v za to določeni omari v zbornici.


V. HRANJENJE ZBIRK OSEBNIH PODATKOV (ŠOLSKA DOKUMENTACIJA IN DRUGI DOKUMENTI)

7. člen pravil
(način hranjenja zbirk osebnih podatkov)

Dokumentacije z zbirkami osebnih podatkov šola hrani:

  • zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo in njihovih starših hrani v zavarovani omari tajnica šole, razrednik in svetovalni delavec pa v svoji zavarovani omari,

  • zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah se hrani v protipožarni omari v pisarni svetovalne službe,

  • zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev se hrani protipožarni omari v pisarni svetovalne službe

  • zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč in svetovanje se hrani v zavarovani omari svetovalne službe.

 

8. člen pravil
(hranjenje vpisnih listov)

Vpisni listi se hranijo v protipožarni omari v pisarni svetovalne službe.

 

9. člen pravil
(hranjenje dokumentacije s podatki o napredovanju učencev)

Redovalnice in dnevniki so shranjeni v posebni omari v zbornici. Učitelji lahko redovalnico in dnevnik oddelka, ki ga uči, odnese s seboj na učno uro in ju morajo po koncu učne ure vrniti na svoje mesto. Ko učitelj nima učne ure lahko vpisuje v redovalnice in dnevnike samo v zbornici. Omaro so dolžni učitelji zaklepati. Po koncu pouka psihologinja shrani ključ v tajništvu.

Matični listi in matične knjige so shranjeni v arhivu in v protipožarni omari v pisarni svetovalne službe. Pooblaščeni delavci za hranjenje so psihologinja in socialna delavka, ki imata ključe od svojih omar in prostorov. Ključe od teh prostorov in arhiva hrani tudi tajnica šole.

Zapisniki o popravnih, razrednih ter predmetnih izpitih se hranijo v protipožarni omari v pisarni svetovalne službe

 

10. člen pravil
(hranjenje dokumentacije svetovalne službe)

Psihologinja in socialna delavka sta pooblaščeni delavki, ki imata ključe od omar, v kateri se nahaja vsa ostala dokumentacija svetovalne službe.

 

11. člen pravil
(hranjenje športno-vzgojnih kartonov)

Športno-vzgojni kartoni so shranjeni v protipožarni omari v pisarni svetovalne službe

 

12. člen pravil
(druga dokumentacija, ki jo vodi in hrani šola)

Soglasja staršev, ki so potrebna v skladu s pravilnikom o šolski dokumentaciji, pripravi šolska svetovalna služba. O soglasjih obvesti razrednike in odgovorne učitelje. Soglasja hranijo razredniki v zavarovani omari v zbornici šole, zbirnik po razredih pa v pisarni svetovalne službe.

Dokumentacijo o uveljavljanju pravic učenca v skladu s pravilnikom o prilagajanju šolskih obveznosti hrani tajništvo šole.

Dokumentacijo pohval, nagrad in vzgojnih ukrepov v skladu s pravilnikom o pravicah in dolžnostih učencev v osnovni šoli hranijo razredniki v zavarovani omari v zbornici šole.

Zdravstveno dokumentacijo, na podlagi katere se opravičuje odsotnost učencev, hranijo učitelji športne vzgoje v kabinetu športne vzgoje. 


VI. POSREDOVANJE PODATKOV UPORABNIKOM IZVEN ŠOLE

13. člen pravil
(posredovanje podatkov)

Posredovanje osebnih podatkov uporabnikom izven šole urejata 26. in 27. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. 


VII. UKREPI IN POSTOPKI ZA ZAVAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

14. člen pravil
(ukrepi in postopki za zavarovanje osebnih podatkov)

Ukrepe in postopke za zavarovanje osebnih podatkov urejajo členi od 29. do 32. Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.

 

15. člen pravil
(uporaba in dostop do osebnih podatkov)

Uporaba in dostop do dokumentacije v zbornici je možna le za pooblaščene delavce šole, ki imajo ključ od zbornice. Uporaba in dostop do dokumentacije v ostalih prostorih šole je možna le ob prisotnosti pooblaščenega delavca.

Prenos osebnih podatkov (dokumentacija, diskete) se od pooblaščenih delavcev opravlja fizično ali po dogovoru preko internih poštnih predalov v zbornici šole. 

 

16. člen pravil
(izvajanje pravice do dostopa)

Pravica do dostopa je zagotovljena pooblaščenim delavcem v času od 7.00 do 15.00 ure vsak delavnik oziroma v popoldanskem času v primeru sestanka s starši.

 

Med delovnim časom pooblaščeni delavci ne smejo puščati nosilcev osebnih podatkov na mizah v prisotnosti oseb, ki nimajo pravice do vpogleda. Izven delovnega časa morajo biti omare in pisalne mize, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov zaklenjene, računalniki pa izklopljeni ali fizično in programsko zaklenjeni.

 

Zaposleni, ki je zadolžen za sprejem in evidenco pošte, izroči poštno pošiljko z osebnimi podatki direktno posamezniku ali službi, na katero je pošiljka naslovljena.

 

Ključi prostorov, omar in miz, kjer se shranjujejo nosilci osebnih podatkov, se hranijo pri pooblaščenih osebah.

 

Vzdrževalci prostorov strojne in programske opreme, obiskovalci in poslovni partnerji se smejo gibati v prostorih, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, samo v prisotnosti pooblaščenih delavcev.

 

Hišniki, čistilke, varnostniki itd., se smejo v teh prostorih gibati samo v prisotnosti pooblaščenih delavcev, v njihovi odsotnosti pa le tedaj, ko so omare in pisalne mize zaklenjene oziroma so računalniki izklopljeni in fizično ali programsko zaklenjeni.

 

Obiskovalci, študentje in dijaki na praksi se smejo gibati v teh prostorih samo v prisotnosti pooblaščenega delavca.

 

Starši se lahko zadržujejo samo v tistih prostorih šole. ki so za to določeni, v drugih prostorih, kjer se izvaja dejavnost, pa se lahko zadržujejo z dovoljenjem strokovnega delavca. Individualne govorilne ure potekajo v prostorih, ki jih na začetku šolskega leta določi ravnatelj. 


VIII. POOBLAŠČENI DELAVCI

17. člen pravil
(pooblaščeni delavci)

Svetovalni delavci šole so pooblaščeni delavci za zbiranje, uporabo, shranjevanje in posredovanje zbirk osebnih podatkov o učencih in njihovih starših, dokumentacije, ki vsebuje te podatke in zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje. Za uporabo teh podatkov so pooblaščeni še učitelji.

 

Učitelji in svetovalni delavci so pooblaščeni za zbiranje, uporabo, shranjevanje in posredovanje zbirk podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih in drugih listinah.

 

Učitelji športne vzgoje so pooblaščeni za zbiranje, uporabo, shranjevanje in posredovanje zbirk podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev. Za uporabo in posredovanje so pooblaščeni še svetovalni delavci.

Pooblaščeni delavci morajo biti seznanjeni z zakonom o varstvu osebnih podatkov in posameznimi zakoni s področja vzgoje in izobraževanja, ki določajo zbirke osebnih podatkov, z določili Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja ter s Pravili o zavarovanju osebnih podatkov učencev Osnovne šole Mladika.

 

18. člen pravil
(način posredovanja osebnih podatkov)

Pooblaščeni delavci lahko z osebnimi podatki seznanjajo starše učencev, na katere se podatki nanašajo. Pooblaščena oseba lahko daje staršem podatke tudi po telefonu ali po drugih komunikacijskih sredstvih, če je bilo tako predhodno dogovorjeno in pod pogojem, da se je pred posredovanjem osebnih podatkov prepričala o dejanski identiteti in upravičenju osebe, ki posreduje podatke.

 

Če pooblaščeni delavec posreduje osebne podatke drugim uporabnikom (sodiščem, zdravstvenim domovom, centrom za socialno delo), je dolžan posredovanje zabeležiti v evidenco posredovanj, tako, da je razvidno, komu, kdaj in zakaj so bili podatki posredovani. Praviloma se posredujejo kopije dokumentov. Originali dokumentov se posredujejo samo, če to zahteva sodišče ali druga institucija, ki ima za to zakonsko podlago. Originalni dokument se v času odsotnosti iz evidence nadomesti s kopijo.

 

Osebni podatki iz zbirke podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, se lahko posredujejo le v interpretirani obliki.

 

19. člen pravil
(dolžnosti pooblaščenih delavcev) 

Pooblaščeni delavci, ki pri svojem delu uporabljajo dokumentacijo z osebnimi podatki, so dolžni poskrbeti, da je le-ta po končanem delu ustrezno shranjena v njihovih delovnih prostorih, tako da nepooblaščene osebe nimajo dostopa do zbirk osebnih podatkov in dokumentacije z osebnimi podatki.

 

Pooblaščeni delavci ne smejo odnašati nosilcev osebnih podatkov izven prostorov šole brez predhodnega dovoljenja ravnatelja.

 

Pooblaščeni delavci so dolžni zbrisati oziroma uničiti osebne podatke v dokumentaciji po izpolnitvi namena, zaradi katerega so bili zbrani oziroma po poteku predpisanega roka hranjenja.

 

Vsak pooblaščeni delavec, ki pri svojem delu zve za osebne podatke oziroma je bil z njimi seznanjen, jih je dolžan varovati kot zaupne. Ta obveznost ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja. 


IX. DOLŽNOST OBVEŠČANJA DRUGIH PRISTOJNIH ORGANOV

20. člen pravil
(obveščanje centrov za socialno delo in organov kazenskega pregona) 

Obveščanje centrov za socialno delo in organov kazenskega pregona ureja 28. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. 


X. PRAVICE STARŠEV V ZVEZI ZBIRKAMI OSEBNIH PODATKOV

21. člen pravil
(pravice staršev)

Pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov določa 36. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. 

 

22. člen pravil
(način uresničevanje pravic staršev) 

Način uresničevanja pravic staršev se določi tako, da ni oviran vzgojno-izobraževalni proces v šoli. V tem okviru se določi zlasti:

  • starši naslovijo vlogo na sedež šole oz. jo fizično oddajo v tajništvo

  • če pooblaščeni delavec meni, da starši niso upravičeni do vpogleda, prepisa, izpisa oziroma kopije osebnih podatkov, je dolžan o tem nemudoma seznaniti ravnatelja, ki starše pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih jim šola vpogleda, prepisa izpisa oziroma kopije ne bo omogočila,

  • stroške v zvezi z zahtevo, ki se nanaša na prepis, izpis ali kopijo osebnih podatkov nosijo starši oziroma zakoniti zastopniki otroka. 


XI. UNIČENJE OSEBNIH PODATKOV

23. člen pravil
(uničenje osebnih podatkov)

Uničenje osebnih podatkov ureja35. členPravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. 


XII. PODATKI O UČENCIH, KI OPRAVLJAJO PREVERJANJE ZNANJA OB KONCU PRVEGA IN DRUGEGA VZGOJNO-IZOBRAŽEVALNEGA OBDOBJA IN EVIDENCA UČENCEV, KI OPRAVLJAJO ZAKLJUČNO PREVERJANJE IN OCENJEVANJE ZNANJA

24. člen pravil
(podatki o učencih, ki opravljajo preverjanje znanja ob koncu vzgojno-izobraževalnih obdobij) 

Podatke o učencih, ki opravljajo preverjanje znanja ob koncu prvega in drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja in evidenco učencev, ki opravljajo zaključno preverjanje in ocenjevanja znanja, urejata 39. in 40. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja.


XIII. VELJAVNOST PRAVIL

25. člen pravil
(veljavnost pravil)

 Ta pravila začnejo veljati s 1.2. 2005 oziroma 8 dan po objavi na oglasni deski šole.

 

 

 

V Ptuju, dne 28. 1. 2005

 

Ravnateljica

Sonja Purgaj

zdravasola-alpha-small  ekosola-alpha-small